Finanzwirtschaftliche Optimierung einer expandierenden Praxis-Holding – Ein Interim Case unseres Partners Michael Daub
Eine Holdinggesellschaft akquiriert ärztliche Fachpraxen, um im deutschsprachigen Raum Marktführer in der ambulanten Facharztbetreuung in diesem Segment zu werden. Der Start-up ist Teil des Portfolios einer Private Equity mit zahlreichen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehreren Mrd. Euro.
Mitten im Wachstumsprozess geht der Finanzmanager von Bord
Die schnell wachsende Holding sollte im ersten Halbjahr 2022 mehrere mittelgroße und große Praxen akquirieren und sich dadurch um den Faktor 3+ vergrößern. Der Finanzbereich stand vor der Herausforderung, die laufenden Akquisitionen in die gerade erst gegründete kleine Bestandsorganisation zu integrieren und zugleich den Anforderungen des PE-Investors gerecht zu werden.
Als Anfang 2022 der für Finanzen verantwortliche Manager das Unternehmen verließ, erhielt taskforce das Mandat, einen erfahrenen Interim CFO vorzustellen, der für die Holding ein performantes Finanzmanagement entwickeln und implementieren konnte. Der Auftraggeber entschied sich, diese Aufgaben dem taskforce Partner und Interim Executive Michael Daub zu übertragen, der als CFO, Director Finance und internationaler Projektleiter zahlreiche Finanz- und Controlling-Organisationen geführt hat.
Zahlreiche Herausforderungen
Übergreifendes Ziel des Mandats war es, die betriebswirtschaftliche Integration so professionell und geräuschlos wie möglich zu managen. So sollte die gesamte Finanz- und Lohnbuchhaltung aller Praxen in ein externes Financial Shared Service Center (SSC) integriert werden. Dazu mussten alle Praxisteams an die digitalen Prozesse und DATEV-basierten Strukturen des SSC herangeführt werden.
Um die Liquidität der Praxen-Gruppe zu sichern, mussten die neu erworbenen Praxen in den bestehenden Cash Pool einer deutschen Sparkasse integriert werden. Weitere Aufgaben waren der Auf- und Ausbau des Tagesgeschäfts, die Einführung von Grundfunktionen des Finanzbereichs der Holdinggesellschaft sowie die Unterstützung bei einer anstehenden Finanzierungsrunde.
In die Praxis umgesetzt
Rund vier Wochen vor dem Closing der Akquisitionen wurde die finanzwirtschaftliche Integration angestoßen. Im Mittelpunkt standen dabei die Abstimmung verbindlicher Meilensteine zur Übergabe der Finanz- und Lohnbuchhaltung vom Steuerberater des Verkäufers an das von der Holding beauftragte Financial SSC einschließlich der noch offenen Jahres- und Stichtagsabschlüsse. Durch die einheitliche Verbuchung der Geschäftsvorfälle durch das SSC konnte die Aussagefähigkeit, Transparenz und Zuverlässigkeit der Bilanzen, G&V’s und Cash Flow’s signifikant gesteigert werden. Die wirtschaftliche Situation der Praxen war für Geschäftsführung wie Gesellschafter nun erheblich nachvollziehbarer.
Durch die Maßnahmen zur Integration in den bestehenden Cash Pool wurde das Geschäft und der Kontakt zu den Banken zentral vom Finanzmanagement der Holding übernommen und musste nicht mehr von den Verkäufern durchgeführt werden. Zugleich gewann die Holding dadurch einen umfassenden Überblick über den tagesaktuellen Cash-Bestand der Gruppe und konnte die Finanzmittel zentral steuern.
Ein weiteres betriebswirtschaftliches Instrument war die Erstellung einer Gesamtübersicht über den Versicherungsstatus einschließlich Analyse bestehender Deckungen und Provisionen. Auf diese Weise wurde erreicht, dass alle Praxen gepoolt durch nur einen Makler betreut werden, um eine einheitliche Deckung der Risiken und eine kostengünstigere Provisionsstruktur zu erhalten.
Take-aways aus dem Mandat
Mit einem klaren Konzept und einem gut gefüllten Instrumentenkasten ist es gelungen, die zahlreichen Akquisitionen in einer Start-Up-Umgebung ohne Mitarbeiter professionell in die bestehende Organisation zu integrieren und die Transparenz für Geschäftsführungen und Gesellschafter signifikant zu steigern.
Parallel zur Integration wurden „normale“ CFO-Aufgaben wie die Aufbereitung der Monatsabschlüsse und die Unterstützung von Projekten des PE-Gesellschafters umgesetzt. Die übernommenen Praxen waren im Finanzbereich zum Teil wenig professionell aufgestellt. So waren digitale Tools zur Vereinfachung von Prozessen und Abläufen kaum vorhanden und wurden gewohnte Routinen von den Praxis-Teams anfangs nur ungern „losgelassen“. Indem aber die Vorteile der Digitalisierung gemeinsam mit den Teams herausgearbeitet wurden, ist es gelungen, die neuen Abläufe und Prozesse erfolgreich einzuführen. Der Auftraggeber wie alle Beteiligten haben die Prozesse und Ergebnisse des sechsmonatigen Mandats durchweg positiv wahrgenommen.
