Ausgangssituation
„Das haben wir schon immer selbst gefertigt, darin steckt unser Know-how.“
Selbst herstellen oder einkaufen – Make or Buy? – das ist eine Diskussion, die vor allem in der Produktion auf erheblichen Widerstand stoßen kann. Das scheint auf ersten Blick nachvollziehbar, denn vorrangiges Ziel der Produktionsleitung ist es doch, dafür zu sorgen, dass die Maschinen- und Montagekapazitäten möglichst ausgelastet sind. Gerade beim Einsatz neuer und noch wenig ausgelasteter CNC-Maschinen muss allerdings mit hohen Stundensätzen kalkuliert werden, die - bei einem ehrlichen Benchmark – in der Regel nicht wettbewerbsfähig sind. Zugleich neigen viele Produktionsleiter dazu, ihre Maschinen über Vollauslastung ihrer Kapazitäten verplanen zu lassen. Nicht selten müssen dann wegen „interner Lieferprobleme“ Fertigungsaufträge trotzdem kurzfristig und zu entsprechend erhöhten Kosten fremdvergeben werden. Zudem wird häufig argumentiert, dass man betriebseigenes Know-how nicht nach außen vergeben dürfe. Bei näherer Betrachtung betreffen die tatsächlich schützenswerten Komponenten oder Baugruppen oft aber nur einen ganz geringen Teil der Bauteile.
Da in der Regel nur das Material und die direkten Fertigungs- und Montagekosten betrachtet werden, scheint die Eigenfertigung im Vergleich zu – wenn überhaupt eher sporadisch und unstrukturiert – eingeholten Fremdfertigungsangeboten häufig noch wettbewerbsfähig zu sein. Also warum etwas ändern?
Die Lösung
Kosten der Eigenfertigung nach TCO-Gesichtspunkten ermitteln
Um ein klares Bild zu gewinnen, sollte die komplette Kostenanalyse der Eigenfertigung nach transparenten Gesichtspunkten der Total Cost of Ownership (TCO) erfolgen. Die Materialkosten lassen sich leicht ermitteln. Ähnlich verhält es sich mit den direkten Fertigungs- und Montagekosten über die erfassten Zeiten der BDE-Daten und die hinterlegten Stundensätze für Maschinen und Mitarbeiter.
Sehr viel schwieriger wird es bei der Ermittlung der sonstigen Kosten entlang der Supply Chain. Dies gilt unter anderem für die Aufgaben im Einkauf, der Arbeitsvorbereitung, im Wareneingang, der internen Logistik, anteilige Lagerhaltungskosten bis hin zur Betrachtung des Working Capital für Vor- und Rohmaterialbestände. Auch Abschreibungen und die Entsorgung von nicht mehr benötigtem Material dürfen nicht außer Acht gelassen werden.
Unzulängliche Zeichnungen und Stücklisten vervollständigen
Gerade bei der Eigenfertigung von Zeichnungsteilen, liegen häufig nur unvollständige Dokumente vor. „Die Produktion weiß ja, was sie wie zu fertigen hat“, lautet die einschlägige Haltung, auch wenn die Zeichnungen nicht immer alle Informationen, etwa bezüglich der Material- und Oberflächengüte, oder Passungen umfassen. Die Konstruktion wiederum scheut den Aufwand zur „Vervollständigung“ von technischen Zeichnungen und Vorgaben, die für eine detaillierte Lieferantenanfrage erforderlich wären.
Die Motivation, die Kosten für solche Warengruppen über globale Neuausschreibungen vergleichbar zu machen, vor allem aber neue Lieferanten zu qualifizieren, zu auditieren und anzulegen, hält sich häufig in Grenzen. Der Einkauf argumentiert mit nicht darstellbarem Ressourceneinsatz sowie mit Qualitäts- und Versorgungsrisiken. Die Qualitätssicherung hält einen erhöhten Prüfaufwand im Wareneingang für nicht realisierbar.
Dennoch ist die Erstellung vollständiger Bauteildokumente unerlässlich für eine Ausschreibung – und sei es nur, um die eigenen Kosten zu benchmarken. In Ergänzung zu der eigentlichen Bemaßung in den technischen Zeichnungen sollten hierbei unbedingt Prüfmaße gekennzeichnet werden. Dies erlaubt eine zielgerichtete und effiziente Qualitätskontrolle sowohl im Unternehmen, als auch beim Lieferanten, von dem darüber ein digital abgeleitetes Prüfprotokoll für den Warenausgang angefordert werden kann.
Durch schrittweises und effizientes Vorgehen beim Sourcing Zeit sparen
Bei der internationalen Suche nach potenziellen Lieferanten stößt man immer wieder auf Unternehmen, welche die gefragte Leistung zwar auf ihrer Website aufführen, diese allerdings nicht unbedingt der Kernkompetenz oder dem Geschäftsmodell entspricht. Um bereits in einem frühen Stadium „die Spreu vom Weizen zu trennen“, empfiehlt es sich, zunächst eine Auswahl von beispielsweise zehn „repräsentativen“ Zeichnungsteilen und Baugruppen zu treffen, die unterschiedliche Fertigungsanforderungen an den Lieferanten stellen. Diese ausgewählten Teile können in einer Anfrage-Matrix über allgemeine Angaben zu Material, Bearbeitungsschritten, Abmessungen und Jahresbedarf beschrieben und durch eine 3D-Skizze oder Foto ergänzt werden.
Die erstellte Matrix kann dann an einen breiteren Kreis potenzieller Lieferanten versandt werden. Dabei ist abzufragen, für welche der dargestellten Zeichnungsteile und Baugruppen aus technischer Sicht, aber auch in Hinblick auf die Jahresbedarfe Lieferinteresse besteht. Zudem ist die Unterzeichnung eines NDA einzufordern. Je nach Qualität der Rückmeldung der Lieferanten und der Kommunikation ist eine erste Eingrenzung geeigneter Lieferanten möglich. Aus der Longlist wird eine Shortlist.
Erst wenn ein angeschriebener Lieferant sein Interesse für die Lieferung einer oder mehrerer Zeichnungsteile oder Baugruppen bekundet und die geforderte NDA unterzeichnet hat, sollten konkrete Requests for Quotation (RFQ) zur Abgabe von detaillierten Angeboten versendet werden. Und erst dann ist auch die Übermittlung von technischen Daten und teils speicherintensiven CAD-fähigen Zeichnungen, sowie Stücklisten empfehlenswert.
Logistikkosten beim Angebotsvergleich beachten
Trotz der Angabe DDP - also frei Haus – nach der Internationalen Handelsklausel Incoterm kommt es erfahrungsgemäß immer wieder zu Angebotspreisen für Selbstabholung (EXW) bzw. zuzüglich Transportkosten oder frei Schiff am Verladehafen (FOB). Zur realistischen Gegenüberstellung und Bewertung der eingehenden Angebote sind alle Logistik- und Transport- oder Zollkosten zu berücksichtigen. Um diese Kosten entsprechend zu kalkulieren, können in erster Näherung Richtwerte von Speditionen in Abhängigkeit von Herkunftsland oder Entfernung, Losgewicht und Losvolumen angesetzt werden. Erst auf dieser Grundlage ist ein echter Vergleich der Angebote möglich. Aus der Shortlist kann nun eine finale Auswahl von Lieferanten erfolgen, mit denen konkrete Verhandlungen lohnenswert erscheinen.
Geschäftsleitung ist gefordert
Die Entscheidung, bislang eigengefertigte Teile fremd zu vergeben, muss letztlich von der Geschäftsleitung getroffen werden, da es nicht nur um die mögliche Weitergabe von Know-how oder um Einsparungen von Kosten geht, sondern auch um die Entwicklung von Lösungen für die freiwerdenden Kapazitäten. Am Ende dürfen aber weder bequem gewordene Prozessroutinen noch technische Eitelkeiten ausschlaggebend sein, sondern einzig der betriebswirtschaftliche Gesamteffekt für das Unternehmen .
Das Ergebnis
Mit einer gut strukturierten Sourcing-Strategie können in kurzer Zeit viele potenzielle internationale Lieferanten für eine Anbieter-Longlist identifiziert werden. Das beschriebene Screening-Verfahren erstellt daraus eine gut dokumentierte Shortlist und erlaubt auf Basis der eingehenden Angebote eine effiziente und zielorientierte Auswahl von Lieferanten für finale Qualifizierungen und Verhandlungen. Erfahrungsgemäß liegt das Einsparungspotenzial bei einer solchen Sourcing-Aktion bei mehr als 20 Prozent, bezogen auf die bisherigen Kosten der Eigenfertigung. Gute Gründe also, genauer hinzusehen.
Der Autor:
Berater, Interim Manager und Autor, Partner der taskforce.
DDIM-Vorstandsmitglied, zertifizierter Projektmanager (PRINCE2 und CIM).
Optimierung der Beschaffung, Supply Chain und Prozesse im Maschinen- und Anlagenbau, sowie produzierenden Gewerbe.
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