Materialbeschaffung kann insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau zum Kampf ums Überleben werden
Ausgangssituation
Plötzlich stockt es gewaltig bei der Materialversorgung
Die Problematik ist eigentlich nicht neu, jedoch war sie selten - oder sogar noch nie - so ausgeprägt wie zu Corona-Zeiten. Weltweit verlängern sich die Lieferzeiten für Rohstoffe und Vormaterial, wichtige Bauteile sind nicht mehr verfügbar. Eine Entwicklung, die weder vorhersehbar noch planbar war. Selbst ein frühzeitiger Aufbau von Lieferalternativen nützt hier relativ wenig, da sie sich ebenfalls der gleichen Situation ausgesetzt sehen. Zudem steht man bei einem Alternativ-Lieferanten nicht unbedingt oben auf der Top-Kunden-Liste.
Zugegeben: Der Hebel der Unternehmen gegenüber den Lieferanten ist aktuell nicht besonders lang, wenn es um die Verhandlungsposition bezüglich kürzerer oder normalen Lieferzeiten geht. Und dennoch: Ähnlich wie bei der Berücksichtigung für eine BioNTech-Impfung ist „Abwarten und über sich ergehen lassen“ die falsche Strategie. Es kommt darauf an, beim Lieferanten bei der „Zuteilung“ der verfügbaren, bzw. eingegangenen Materialien an vorderster Stelle dabei zu sein. Aber, wie kann das gehen?
Kurzfristige Problemlösungen anstreben
Lieferanten bei kritischen Terminverschiebungen auf höchstmöglicher Ebene ansprechen
Ein Gespräch zwischen dem Außendienst des Lieferanten und dem Sachbearbeiter im Einkauf reicht in der Regel nicht aus, um Lieferprobleme zu beheben. Hier ist eine Kommunikation auf höherer, bzw. höchstmöglicher Ebene gefragt. Und dies nicht über einen endlosen E-Mail-Verkehr, sondern möglichst Face-to-Face. Da persönliche Meetings derzeit kaum möglich sind, bieten Videokonferenzen die beste Möglichkeit für einen direkten Austausch, ganz abgesehen davon, dass sie leichter organisierbar sind und Zeit wie Kosten sparen.
In einer solchen Videokonferenz mit den Sachbearbeitern und dem Management beider Seiten sind u.a. folgende Fragen zu thematisieren:
- Was sind die Gründe für die Terminverschiebungen?
- Hat der Lieferant seinerseits Versorgungsprobleme bei Roh- oder Vormaterial?
- Sind die internen Fertigungskapazitäten corona- oder auftragsbedingt nicht ausreichend?
- Welchen Stellenwert hat das abnehmende Unternehmen beim Lieferanten (hierzu Umsätze der letzten Jahre aufbereiten)?
- Welche Maßnahmen werden oder wurden bereits ergriffen, um die Liefertermine (wieder) einzuhalten?
- Wie können offene Bestellungen mit Terminverschiebungen vorgezogen werden?
- Welche technischen oder logistischen Alternativ-Lösungen gibt es?
Erfahrungsgemäß sorgen solche Konferenzen für eine wesentlich bessere Wahrnehmung des Kundenunternehmens beim Lieferanten und dessen Management. Die Probleme können vom Unternehmen (auch emotional) angesprochen werden, wie auch der Verweis auf eine bisher gute (langjährige) Zusammenarbeit. Die Bereitschaft des Lieferanten(-Managements) in einem Face-to-Face-Meeting Lösungen zu entwickeln, steigt erfahrungsgemäß enorm. So können Lösungen diskutiert werden, die vorher nicht zur Debatte standen, bspw. Nutzung von Lagerbeständen, bevorzugte Auftragsbearbeitung, Einsatz von Alternativ-Artikeln, etc. Werden solche Online-Konferenzen sogar für einen gewissen Zeitraum als Jours fixes organisiert, bei denen der jeweils aktuelle Stand der Lieferfähigkeit besprochen wird, so steigen die Erfolgschancen für eine verbesserte Belieferung weiter.
Allerdings ist bei aller Fokussierung auf die Lösung aktueller oder kurzfristiger Versorgungsprobleme auch der Blick in die nähere Zukunft von großer Bedeutung. Die Situation auf dem Weltmarkt wird sich nicht innerhalb weniger Wochen wieder normalisieren.
Mittelfristig Bestellungen planen
Langläufer bereits vor der Freigabe der kompletten Stückliste bestellen
Oftmals wartet in produzierenden Unternehmen die Arbeitsvorbereitung auf die Fertigstellung der kompletten Stückliste aus der Konstruktion und deren Freigabe, bevor sie eine Bestellanforderung für den Einkauf auslöst. Dies kann selbst in „normalen Zeiten“ zu spät sein. Zudem sind die im System hinterlegten Lieferzeiten nicht immer aktuell und können zu einer riskanten Gelassenheit bzgl. des erforderlichen Bestellzeitpunkts führen. Durch eine bevorzugte Bearbeitung in der Konstruktion, der Erstellung einer „Vorab-Stückliste“ und der daraus erstellten Bestellanforderung für den Einkauf kann indessen wichtige Zeit eingespart werden.
Noch besser ist es jedoch, bereits in der Angebotsphase für einen Kundenauftrag oder spätestens bei Auftragserteilung den Einkauf in die Projektbesprechungen einzubeziehen. Der Einkauf kann frühzeitig auf lange oder verlängerte Lieferzeiten bestimmter Materialien oder Vorprodukte - sogenannter Langläufer - hinweisen, die so möglicherweise noch gar nicht im System hinterlegt sind. Auch wenn eine Bestellung zu einem so frühen Zeitpunkt (meist) noch nicht getätigt werden kann, kann sie zumindest beim Lieferanten zur Reservierung entsprechender Fertigungskapazitäten avisiert werden.
Versorgung mit wiederkehrenden Langläufern per Rahmen- oder Abrufauftrag sichern
Bei wiederkehrenden Langläufern bieten sich Abrufe über Rahmenverträge an. In Abhängigkeit der Bedarfszahlen aus den letzten Jahren sowie der Planzahlen des Vertriebs lässt sich der künftige Jahresbedarf abschätzen, ohne ein großes Risiko einer Überversorgung einzugehen. Und selbst wenn im Rahmenvertrag eine zu hohe Jahresabnahme vereinbart wurde, so lässt sich das mit dem Lieferanten in aller Regel klären. Zudem ist es auch für die Lieferanten von Vorteil, langfristig planen zu können.
Verschiebung von Lieferterminen als Warnsignal erkennen
Die regelmäßige Überwachung aller offenen Bestellungen und - möglicherweise wiederholter - Verschiebungen von Lieferterminen ist die Voraussetzung für das frühzeitige Erkennen potenzieller Versorgungsprobleme. Dabei genügt es nicht, Terminverschiebungen einfach ins System einzutragen. Vielmehr muss der Einkauf solche potenziellen Risiken aktiv an das Management melden, damit frühzeitig Maßnahmen eingeleitet werden können.
Termine von „Langläufern“ vorrangig verfolgen
Bei Langläufern handelt es sich meist um Sonderanfertigungen oder Zeichnungsteile, bei denen nicht ohne weiteres Beschaffungsalternativen möglich sind. Über einfache Tools können besonders „kritische“ Artikel und Bestellungen aus dem ERP-System abgefragt werden. Dabei geht es um die Darstellung der Terminhistorie bzgl.:
- Liefertermin in der Bestellung des Unternehmens
- Bestätigter Termin in der Auftragsbestätigung (AB) des Lieferanten
- Dokumentation der (ggf. mehrfachen) Terminverschiebungen
Aber auch:
- Spätest möglicher Termin im Wareneingang für die Bereitstellung in der eigenen Fertigung/Montage
- Eigene Liefertermine für Kundenaufträge und Darstellung möglicher Vertragsstrafen bei Lieferverzug
Langfristig die Versorgungssicherheit neu ordnen
Versorgungsrisiken erkennen und bewerten
Analysen aller Bestellpositionen der vergangenen Jahre können aufzeigen, bei welchen Warengruppen, Artikeln und insbesondere Langläufern Abhängigkeiten zu bestimmten Lieferanten bestehen. Hier muss gezielt angesetzt werden. Neben einer Priorisierung bei der Analyse (z.B. nach Jahresvolumina oder Lieferzeiten) ist es wichtig, bei den Top-Warengruppen bereits bestehende oder bekannte Alternativ-Lieferanten aufzuführen.
Da bei der Beschaffungsanalyse Warengruppen oftmals zu allgemein gefasst sind, Artikel aber zu spezifisch, ist es häufig erforderlich, innerhalb der Warengruppen zusätzlich Artikelgruppen zu definieren und deren Beschaffungsvolumina zuzuordnen. Dies verbessert das Analyseergebnis und erleichtert im Übrigen ein späteres Sourcing nach neuen Lieferanten.
Versorgungsrisiko bei Single Source-Beziehungen ernst nehmen
Das Versorgungsrisiko bei Single Source-Beziehungen wird oft unterschätzt. Hier ist der Ausfall eines Lieferanten für das einkaufende Unternehmen nicht nur schmerzlich, sondern kann ganz schnell existenzbedrohlich werden. Kurzfristige Alternativ-Beschaffungen sind nicht möglich, oder wenn, dann äußerst kostspielig
Um dem Ausfall einer alleinigen Bezugsquelle entgegenzuwirken, sind bei regelmäßigen Audits mit den „Schüssellieferanten“ nicht nur die technischen, logistischen oder qualitätsrelevanten Bedingungen zu prüfen, sondern auch die betriebswirtschaftliche Entwicklung des Lieferanten (Umsätze, Anzahl Mitarbeiter, etc.). Auch Abhängigkeiten des Lieferanten von wenigen Kunden kann ein Risikofaktor sein. Neben den Angaben des Lieferanten sind Abfragen, wie z.B. über die Creditreform kostengünstig und ausgesprochen aufschlussreich.
Preisabhängigkeit in langjährigen Lieferantenbeziehungen bewusst machen
Ein weiteres Ergebnis von Beschaffungsanalysen kann zeigen, dass bei einigen wichtigen Artikel(gruppe)n mit hohem Beschaffungsvolumen womöglich über Jahre hinweg – trotz vorhandener Alternativen – nur von einem Lieferanten bezogen wurde. Es hat immer funktioniert, die Qualität war in Ordnung, Lieferzeiten wurden eingehalten. Also, warum Risiken mit einem Zweitlieferanten eingehen?
Einkaufstechnisch bedeutet dies aber, dass die Jahresverhandlungen mit diesen Lieferanten sich meist auf die Abwehr von Preiserhöhungen beschränken. Aktuelle Vergleichsangebote gibt es ja nicht. Dabei führt allein das Vortragen von besseren Angeboten in den Verhandlungen nicht selten zu Preiszugeständnissen von 5 – 10 Prozent, in manchen Fällen sogar mehr.
Technische Abhängigkeiten in langjährigen Lieferantenbeziehungen erkennen
Gerade für Zeichnungsteile werden häufig (regional ansässige) Firmen als alleinige Lieferanten über Jahre hin beauftragt. Man kennt sich, die Qualität stimmt, der Lieferant weiß auch ohne letzte technische Angaben in der Zeichnung (z.B. Oberflächengüte) genau, was er zu fertigen hat.
Die Motivation, solche Warengruppen über globale Neuausschreibungen zu benchmarken, vor allem aber neue Lieferanten zu qualifizieren, zu auditieren und anzulegen, hält sich in Grenzen. Der Einkauf argumentiert häufig mit nicht darstellbarem Ressourceneinsatz, sowie mit Qualitäts- und Versorgungsrisiken. Die Konstruktion scheut den Aufwand zur „Vervollständigung“ von technischen Zeichnungen und Vorgaben für ein geeignetes Request for Quotation (RFQ) an neue potenzielle Lieferanten. Die Qualitätssicherung sieht einen erhöhten Prüfaufwand im Wareneingang für nicht leistbar.
Dabei lassen Erfahrungswerte, wie z.B. bei der Produktion von Teilen mit Metallbearbeitung auf erhebliche Einsparungspotenziale hoffen. Als Faustregel gelten durchschnittliche Fertigungskosten pro kg nach Region:
- Deutschland: 7,- Euro/kg
- Osteuropa: 4,- Euro/kg
- Asien: 3,- Euro/kg
Strategisch Alternativ-Lieferanten aufbauen
Eine der unbeliebtesten Aufgaben im Einkauf besteht in der Identifizierung, Auswahl, Qualifizierung und Anlage von neuen Lieferanten. Dennoch muss es das Ziel sein, für beschaffungskritische Artikel und Leistungen, bei denen zu den Lieferanten eine (oder zumindest eine Art) Single Source-Beziehung besteht, Lieferalternativen aufzubauen, um im Bedarfsfall einen „Plan B“ zu haben.
Die allgemeine Vorgehensweise besteht in den bekannten Schritten:
- Identifizierung globaler potenzieller Lieferanten für ausgewählte Warengruppen
- Eingrenzung der tatsächlich geeigneten Lieferanten über ein Anfrage-Screening mit Abfrage der Lieferfähigkeit und -bereitschaft, sowie ggf. Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
- Über die qualifizierten Rückmeldungen wird die Longlist zur Shortlist
- Versand einer detaillierten Anfrage an die Lieferanten aus der Shortlist
- Strukturierte Angebotsvergleiche (inkl. Berücksichtigung der Frachtkosten, da häufig ab Werk (EXW) angeboten wird)
- Erste Verhandlungen mit den Best-Price-Anbietern
- Weitere Eingrenzung und Auswahl eines geeigneten Lieferanten
- Bestellung von Test-Artikeln und Prüfung der gelieferten Qualität und Kommunikation bei der Auftragsabwicklung
- Auditierung des Lieferanten durch interne Teams oder internationale Dienstleister (insb. in Asien)
- Onboarding der neuen Lieferanten
Zur Behebung von akuten Versorgungsrisiken, besser aber noch zur vorbeugenden Stärkung der Versorgungssicherheit, sind häufig die personellen Ressourcen im Einkauf nicht ausreichend. Solche strategischen und ergebnisorientierten Projekte stehen leider oft hinten an. Zudem sind die Mitarbeiter neben dem operativen Geschäft oftmals mit abteilungsübergreifenden Projekten (z.B. Digitalisierung) bereits überdurchschnittlich ausgelastet. Eine zeitnahe und effektive Lösung ist häufig nur durch externe Unterstützung realisierbar.
Fazit
Die aktuelle Situation zeigt, wie wichtig es für Unternehmen ist, die (Vor-)Materialversorgung auf sichere Beine zu stellen. Für relevante Artikel und Bauteile müssen zuverlässige Alternativ-Lieferanten gefunden und erprobt werden. Der Weg zu entsprechenden Fallback-Lösungen ist mühsam und unbeliebt und dennoch unumgänglich, um die störungsfreie Wertschöpfung im eigenen Unternehmen so weit wie möglich zu sichern.
Auf jeden Fall sollte Corona Anlass genug dafür sein, die Versorgungssicherheit auf den Prüfstand zu stellen und nach strategischen Gesichtspunkten zu optimieren.
Deshalb gilt:
Versorgungssicherheit neu ordnen - wenn nicht jetzt, wann dann?
Der Autor:
Berater, Interim Manager und Autor, Partner der taskforce.
DDIM-Vorstandsmitglied, zertifizierter Projektmanager (PRINCE2 und CIM).
Optimierung der Beschaffung, Supply Chain und Prozesse im Maschinen- und Anlagenbau, sowie produzierenden Gewerbe.
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